Los planes de contingencia, más necesarios que nunca

Como es de conocimiento general estamos en la temporada de huracanes y es importante estar preparados y alertas. Algo importante que no debemos dejar pasar en nuestro lugar de trabajo es preparar el plan de contingencia.

Una herramienta sencilla que, si se elabora correctamente, nos va a ayudar a reducir grandemente el riesgo de pérdidas materiales (económicas) de estructura y humanas. Los planes de contingencia deben considerar todos los eventos naturalezas posibles.

La finalidad del plan de contingencia es que podamos anticiparnos a situaciones y prevenir desastres mayores. Estos pasos puedes ayudarte a modificar tu plan, o si no lo tienes a desarrollar uno.

Las causas para la interrupción de un negocio luego de una emergencia pueden ser tan variadas como daños en la infraestructura o falta de servicios básicos como electricidad, agua o líneas de comunicación.

RECOMENDACIONES

✅Definir roles – Determinar quién es responsable de ejecutar el plan.
✅Definir funciones críticas – Establecer prioridades sobre quiénes se dedican a proteger y a quiénes se acude primero en la emergencia.
✅Identificar riesgos – Analizar las vulnerabilidades de la empresa, especialmente cómo éstas afectan las funciones críticas del negocio.
✅Calcular costos – Estimar el costo de “interrupción del negocio” al igual que el costo de protección y planificación ante la emergencia.
✅Monitorear – Maximizar la tecnología para mitigar y anticipar el desastre.
✅Comunicar – Asegurarse que el plan de comunicaciones es efectivo y resiliente.
✅Hacer pruebas – Integrar los elementos del plan y alinearlos para funcionamiento lógico.
✅Practicar – Realizar simulacros periódicamente.
✅Hacer ajustes – El plan debe ser revisado periódicamente según cambian condiciones y prioridades.
✅Fuentes alternas – Identificar socios y crear red para unir esfuerzos durante la emergencia.

Antes

  • Realiza un escrito y establece la manera en que se deben manejar las emergencias en el lugar de trabajo, que medidas se deben tomar y la forma en que se debe manejar el evento.
  • Asegúrate de tener plantas eléctricas con el debido mantenimiento y que los empleados o personas a cargo conozcan como manejarlas y tengan todos los riesgos de seguridad bajo control.
  • Tener cisternas.
  • Asigna una persona a cargo del conteo, los puntos de encuentro, las salidas de emergencia, etc.
  • Revisa los alrededores de la empresa para identificar escenarios de riesgo.
  • Ten copias extras de documentos importantes.
  • Prepare una mochila de emergencia de acuerdo con el número de empleados en la empresa. Incluya lista de empleados.
  • Haz simulacros y corrige errores.
  • Establece cuales serán los medios de comunicación con los empleados.
  • Adapta tu manual de empleados, incluyendo Política de Cierres de Emergencias y Pagos de Licencias en casos de emergencias, etc.

Durante:

  • Ejecución del plan ya establecido.
  • Asegurar la continuidad de los servicios lo antes posible.

Después:

  • Evaluación de daños a la propiedad.
  • Reclamaciones a la compañía de seguros.
  • Reanudación de labores.

Importante revisa el plan y ajústalo periódicamente. La naturaleza no se puede retar. Nos queda prepararnos. Actuar con cautela y sabiduría para poder seguir hacia adelante.

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