Las instrucciones correctas facilitan el trabajo del supervisor

Como parte de la Serie: #SUPERVISORES EXCEPCIONALES el tema de hoy es, La importancia de dar instrucciones correctas y delegar.

Una de las quejas más comunes que escucho es: "los empleados no hacen lo que les digo"... Esto viene muchas veces acompañado de la próxima frase: "Por eso prefiero hacerlo yo"...  Uyyyyy!

Cuando hablamos de DELEGAR hay varios principios que considerar. Me refiero a que:

💡Tienes que confiar en las capacidades de tu gente

💡Tienes que dar las instrucciones correctamente (de manera clara y estableciendo el alcance de la responsabilidad que implica la tarea asignada)

💡Debes estar familiarizad@ con las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo

Cuando no delegas llega un punto donde se te sale de las manos el trabajo y de momento te ves sin tiempo para hacer las funciones esenciales y haciendo mil cosas que no te corresponden o que ni siquiera son tareas relevantes.  De momento te encuentras lleno/a de responsabilidades absurdas y no tienes tiempo para nada. Te ves posponiendo asuntos importantes porque la mínima tontería se convierte en algo grande.  Esto no solo es malo para el negocio; sino que es malo para tí, para tu  imagen de líder y para tu salud.

RECOMENDACIONES PARA DELEGAR EFICAZMENTE

1. Date la oportunidad de conocer a tu gente.

Cuando conoces las características personales y las competencias laborales (áreas fuertes),  de cada uno de tus empleados,  se hace más fácil el proceso de asignar responsabilidades (delegar).

2. Comienza poco a poco.

No asignes responsabilidades importantes a un empleado sin antes darle la oportunidad de mostrar su capacidad para manejar asuntos de esa magnitud. Comienza con tareas menos relevantes y ve aumentando el grado de dificultad gradualmente.

3. Sé clar@ y específico al momento de dar las instrucciones

Cuidado con: "Cuando puedas" o "tu podrías en algún momento hacer esto". Cuando utilizas estas frases estas dando espacio para que no se haga la tarea, porque la persona no tuvo tiempo o no era una prioridad y no sacó el tiempo para hacerlo.

Las instrucciones son específicas, ejemplo: "María, necesito que hagas un reporte de las ventas de esta semana. Asegúrate que incluya la información de todos los Representantes de Ventas de tu grupo. Debe estar listo a más tardar mañana en la 9:00 am. Tienes alguna duda al respecto? Gracias!

4. Da seguimiento

Muchas veces las tareas no se hacen o se hacen mal porque no se les da el seguimiento pertinente. Cuando asignes una tarea es tu responsabilidad mantenerte informado del estatus de la misma. El líder eres tú, parte de tu responsabilidad es supervisar, eso implica acercarte a la gente y evaluar cómo se van desempeñando las tareas pendientes. No demuestras que estás a cargo cuando dices: "a mi no me dicen nada" o "se implementa algo y lo dejan de hacer".  Si eso ocurre algo está fallando, posiblemente seas tú!

5. Los empleados no pueden leerte la mente

Si quieres que algo se haga de una forma en especifico, tienes que decirlo. Muchos supervisores y propietarios piensan que los empleados tienen poderes psíquicos. "Es que ellos saben", o "es que ellos deben saber". No des nada por sentado. Habla claro, así te evitas muchas complicaciones. Y recuerda que el sentido común es el menos común de los sentidos. No creas que todo el mundo lo utiliza!

6. Evalúa!

Si aún luego de implementar estas recomendaciones, ves que tu gente no te responde, es importante que evalúes qué está ocurriendo. Puede que haya un problema de comunicación, puede que falte capacitación o puede que sea un problema de conducta.  En ese caso debes entonces trabajar con un proceso de disciplina progresiva.

Recuerda que estamos para ayudarte.  #RHSOS

Este artículo fue escrito por RH SOS™. Derechos Reservados 2021.