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馃摑 La organizaci贸n es clave cuando manejamos personal

negocios recursos humanos supervision Jul 21, 2021

El no estar [email protected] te está trayendo graves problemas en tu empresa, principalmente cuando se trata del manejo del personal y los expedientes de los mismos. Todo documento relacionado al personal de la empresa es de suma importancia. Este reúne información valiosa que debes guardar en un lugar seguro, libre de riesgos y con acceso limitado. No todas las personas deben tener acceso a los expedientes pues en este se guarda información confidencial que no debe estar al alcance de todos. Así que, si no estás siendo organizado y no estás archivando las evidencias, tienes varias situaciones encima (que debes resolver lo antes posible):

1. No estás protegiendo la información personal y confidencial de tus empleados, estás exponiendo al alcance de otros datos personales, situaciones confidenciales, récords médicos, etc.

2. El no estar organizado no te está permitiendo llevar un orden cronológico de los acontecimientos sucedidos con cada uno de tus empleados, esto no te facilita el hacer referencia a situaciones anteriores.

3. A la hora de buscar un documento estás perdiendo mucho tiempo y esfuerzo con algo que debería estar en su lugar, por lo que al buscar un papel te abruma el simple hecho de que no sabes donde está.

4. Y por si te está pasando lo que te indiqué en los puntos del 1 al 3 y no has reaccionado, *esta es la peor*, de enfrentar una reclamación laboral no tendrás reunida la evidencia necesaria para defenderte y prevalecer. 

Y precisamente este es el propósito de los expedientes, reunir evidencia que refleje cronológicamente el historial del empleado con la compañía, desde ese momento en que se entrevistó, se realizó la solicitud de empleo, se firmó el contrato, se reunieron los documentos necesarios, se documentaron situaciones, etctodo desde que comenzó con la compañía hasta que terminó sus labores.

El truco para mantenerte organizado está en:

  • tener formularios uniformes que puedas utilizar en todos los expedientes - documentos que sean uniformes en estética y contenido, de esta manera se te facilita la documentación en cada proceso para que no se te quede ningún detalle importante. Tener un folder, ya sea electrónico o físico, con los modelos de los documentos te permitirá identificarlos y facilitar la búsqueda de los mismos.
  • archivar según ocurra la situación – documentar y archivar el suceso en el momento que ocurra de esta manera no se te escapa ningún detalle en la redacción y el documento estará en su lugar adecuado dentro del expediente y en el orden correspondiente. 
  • no acumular papeles – si dejas para archivar y guardar documentos después, lo que tendrás será una pila de papeles interminable que seguirás evadiendo porque no quieres perder mucho tiempo en organizarlos todos. Esto te seguirá atrasando y cuando estés buscando una evidencia se te hará más difícil. Esto aplica tanto físicamente cuando almacenamos los papeles en un área, como electrónicamente cuando los dejamos todos regados en diferentes folders de la computadora.

Ya no hay más tiempo que esperar. Ve implementando estos consejos para que logres organizar los expedientes de tus empleados, dejarlo para más tarde puede resultar en grandes problemas (por si no lo recuerdas te los mencione en los puntos 1 al 4).

Si necesitas formularios uniformes que te permitan una mejor organización, en nuestro RH SOS Tool Kit tienes 15 formas que te ayudarán a crear o actualizar tus expedientes. Estas herramientas también te funcionan para cumplir con los aspectos regulatorios y administrativos que surgieron de la Reforma Laboral. Mira todo lo que incluye aquí: RH SOS Tool Kit – Version Standard.

 

Este artículo fue escrito por RH SOS™. Derechos Reservados 2021.